Public SyncTool:

Outlook Synchronisation für Notebooks

Public SyncTool synchronisiert eine beliebige lokale PST-Datei Ihres Notebooks mit anderen in Outlook eingebundenen PST-Dateien oder Exchange-Ordnern.

Das leistet Public SyncTool

Sie benutzen ein Notebook und greifen auf Outlook-Daten eines anderen PCs zu, sei es ...

über Public ShareFolder,
über Exchange Server oder
indem Sie eine PST-Datei auf einem anderen Rechner auf dem Notebook nutzen, während Sie lokal im Büro arbeiten.

Public SyncTool synchronisiert alle Neueinträge und Änderungen, die auf beiden Seiten während der Abwesenheit stattfinden. Eine intelligente Konfliktabfrage gibt Ihnen die Sicherheit, dass die "richtige" Version im Zweifelsfalle korrekt gespeichert wird.
Ideal für alle, die lokal am Notebook im Team arbeiten und unterwegs Up-to-Date sein müssen!

Und das Beste ist: Wenn Sie Public ShareFolder einsetzen, ist das Tool kostenlos! Separat erworben kostet die Lizenz € 99,00 (114,84 inkl. MwSt.).

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So synchronisieren Sie Ihre Outlook Daten mit Public SyncTool

Sie definieren Synchronisationsprofile, innerhalb derer Sie mehrere Ordnerpaare zusammenfassen. Dann bestimmen Sie, wann (automatisch) synchronisiert wird - fertig.

Die Administrationsoberfläche:

Farbliche Anzeige als grafische Unterstützung bei der Auswahl der Ordner für Ihre Einstellungen.
Klare Trennung zwischen dem lokalen und globalen Ordner, mit dem synchronisiert werden soll.
Die Einstellungen können mit einer Maus oder über die Tastatur vorgenommen werden.
Unterstützung mehrerer Profile, wenn Sie z.B. nur Kontakte oder nur Kalender abgleichen möchten.
Zuordnung einzelner Ordner: Sie können jeden Ordner einzeln auswählen.
Konfliktabfrage: Sie werden gefragt, welchen Datensatz Sie verwenden möchten, wenn beide Datensätze (PC und Notebook) geändert wurden.
Kein versehentliches Löschen: Sie bekommen eine Übersicht, welche Datensätze gelöscht worden sind, bevor synchronisiert wird.
Visuelle Kontrolle: Sie erhalten eine grafische Ansicht, welcher Ordner synchronisiert wird und welches Profil verwendet wird.
ShareFolder: Sie arbeiten mit ShareFolder und können Ihren Persönlichen Ordner mit dem "Öffentlichen" synchronisieren. Das bietet das Public SyncTool. Public Outlook wird in Kombination mit Public SyncTool zu einer perfekten Groupware-Lösung für alle Teams

Was ist Synchronisation?

Wenn Sie zusätzlich zu Ihrem Desktop-PC auch ein Notebook einsetzen, werden Sie selbstverständlich die Outlook-Daten beider Systeme synchron halten wollen. Doppelte oder sogar mehrfache Datenhaltung und Versionswirrwar müssen in einem Netzwerk unbedingt vermieden werden. Um Outlook von einem PC mit einem Notebook zu synchronisieren haben Sie folgende Varianten:

Den Exchange Server einsetzen (teuer ...)
Den Persönlichen Ordner regelmäßig kopieren (ist eigentlich keine echte Synchronisation, mühsam und letztlich ungeeignet)
Synchronisations-Software einsetzen: Public SyncTool

Synchronisation heißt übrigens wörtlich: Das Herstellen des Gleichlaufs von Vorgängen oder Maschinen. In unserem Fall übertragen: Das Herstellen von zwei gleichen Datensätze und das Austauschen neuer Informationen durch ältere Einträge, wobei nur der Teil des Datensatzes geändert wird, der ungleich ist. Ein zeitlich aktueller Eintrag ist dabei nicht zwingend der Richtige ...

Ein Beispiel:

Sie sind unterwegs und ein Kunde ruft Sie um 15:00 Uhr an, um einen Termin für den nächsten Tag zu verschieben.
Um 16:00 ruft dieser Kunde dann diesmal in Ihrer Firma an und teilt Ihrer Sekretärin mit, dass der Termin leider ganz ausfallen muss. Denn Ihr mobiles Telefon war ausgeschaltet und er wollte nicht auf die Mailbox sprechen.
Um 16:15 löscht Ihre Sekretärin diesen Termin aus Ihrem Kalender.
Sie tragen abends um 19:00 erst die Verschiebung des Termin in Ihrem Notebook ein, weil Sie vorher keine Zeit dazu hatten, denn Sie waren ja bei einem Kundengespräch. Nun verbinden Sie sich mit Ihrer Firma über DFÜ und wollen diesen Termin synchronisieren. Der zeitlich aktuellste Termin ist der verschobene Termin, nicht der gelöschte. Ohne Konfliktabfrage würden Sie also am nächsten Tag 350 km zu einem Kunden fahren, der nicht da sein wird.

Mit Public SyncTool wäre das nicht passiert: Sie werden automatisch auf den Konflikt hingewiesen und können wählen, welche Version gelten soll. Mit einem Klick bestimmen Sie die richtige Version und stellen die notwendige eindeutige Informationslage wieder her.